Att en skrivelse från regionen med information sänds till föreningarna flera gånger per år. Skrivelsen bör innehålla vad som pågår inom regionen och dess föreningar. Rapporter från förtroendevalda som har uppdrag i kolonirörelsen, som är valda i förbundsstyrelse, förbundsråd, kommittéer och olika uppdrag som har påverkan direkt eller indirekt på koloniverksamheten. Arrendefrågor inom föreningarna är ett annat exempel.
Projekt som pågår. Detta kräver att föreningarna rapporterar löpande till ordförande eller sekreterare i regionstyrelsen. Med den nya teknik vi har med e-post och internet finns många möjligheter för god kommunikation på ett enkelt, kostnadseffektivt och säkert sätt.
Att samla hela regionstyrelsen för interna överläggningar bör begränsas så långt som möjligt för att hålla kostnader nere.
Presidiet (ordförande, sekreterare och kassör) har i uppdrag att handlägga frågor mellan styrelsens sammanträden som begränsas till ett i februari och ett i oktober eller november. Presidiet skall överlägga per telefon i första hand.